เทคนิคที่ทำอะไร ๆ ให้ประสบความสำเร็จ

     สวัสดีคุณผู้อ่านทุกท่าน สัปดาห์หนึ่ง ๆ ช่างผ่านไปเร็วเหลือเกิน ทำงานเพลิน ๆ เวลาก็ผ่านไปแล้ว ซึ่งที่จริงถือเป็นเรื่องดีที่สำหรับใครที่รู้สึกแบบนี้ เพราะสะท้อนว่าเรารักในสิ่งที่ทำจนหน้าตั้งตาทำงานกันอย่างไม่เหน็ดเหนื่อย เข้ากับคำกล่าวของขงจื้อที่ว่า “Choose a job you love, and you will never have to work a day in your life”     คำถามที่ผมสนใจคือว่า เราจะทราบได้อย่างไรว่าสิ่งที่เราทำอยู่ด้วยความเพลิดเพลินนี้จะนำพาชีวิตเราไปสู่เป้าหมายที่ต้องการ เพราะหลายครั้งที่คนทุ่มเทให้กับการทำงานมักจะท้อเพราะไม่เห็นหรือไม่รู้ด้วยซ้ำว่าผลลัพธ์ปลายทางคืออะไร ดังนั้น Ministry of Learning สัปดาห์นี้จะมาจะมาชวนคุนผู้อ่านคุยกันถึงเรื่องนี้สักหน่อย

     ผมอยากแนะนำให้คูณผู้อ่านได้รู้จักกับ Logic Framework ซึ่งเป็นหลักในการกำหนดกรอบการติดตามและการประเมินผลโครงการ หรือ Monitoring and Evaluation (M&E) ซึ่งเป็นแนวทางมาตรฐานที่องค์กรพัฒนาระดับนานาชาติ หรือ วงการธุรกิจบางแห่งใช้เป็นกรอบแนวคิดในการประเมินความก้าวหน้าของงานที่ทำอยู่หลักสำคัญแรกคือการทำความเข้าใจถึงความสัมพันธ์ของสิ่งที่ทำอยู่ตามแผนภาพดังนี้ก่อน

Logic Framework ดัดแปลงจาก Wholey และ คณะ (2004)

       จากแผนภาพ Input เป็นปัจจัยแรกสุด เป็นปัจจัยที่บอกว่าเราใช้หรือใส่ “อะไร” เข้าไปในการทำงานของเรา เช่น เงิน เวลา แรงงาน วัตถุดิบ หรือ ความรู้/ความเชี่ยวชาญ ฯลฯ พูดอีกนัยหนึ่งคือทรัพยากรที่เราต้องใส่เข้าไปให้เกิดผล ในทางปฏิบัติแล้ว Input อาจจะเป็นจำนวนวันทำงาน (Man-day) จำนวนของวัตถุดิบ หรือ งบประมาณที่ต้องใช้ Input ที่ใช้ไปจะถูกเอาไปเทียบกับ Output ที่ออกมาว่าเราสามารถทำงานได้คุ้มค่าแค่ไหน

     โดยมากแล้วหลายคนอาจจะมองข้ามคุณภาพของ Input ไปเพราะเข้าใจว่า “มี” แล้วก็จบ ซึ่งหากงานที่ทำเป็นกลุ่มด้านอุตสาหกรรมก็จะมี Spec ที่แน่นอนว่าของเข้าโรงงานต้องเกรดไหนคัดอย่างไร แต่งานที่เป็นโครงการแบบที่ผมดูแค่บอกว่ามีคนมาช่วยอย่างเดียวบางทีไม่พอ ต้องดูด้วยว่าใคร เพราะความสามารถและทัศนคติในการทำงานถือว่าเป็น Input ที่จะส่งผลกับการทำงานของผมด้วย

     Process เป็นการบอกว่า “อย่างไร” ในขั้นนี้รวมหมดทั้งแนวคิด เทคนิค แผนงาน หรือ กลวิธี ซึ่งต้องทำโดยจะต้องมิวิธีในการติดตามว่า Process เดินหน้าไปไปในทิศทางและกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่ ซึ่งตรงนี้แน่นอนว่าถ้า Input ดี Process ก็จะง่าย การทำงานต่าง ๆ ก็จะราบรื่นและมีความสุข

     ในทางปฏิบัติแล้ว Process จะเป็นช่วงเหนื่อย บางทีต้องประชุมกันยาว ๆ ต้องปรับแผน หรือแม้แต่แก้งานกันหลาย ๆ รอบซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นทั้งหมด เพราะถ้าสิ่งที่ทำมันผิดผลที่จะตามมาก็จะผิดตามไปด้วย ดังนั้นในขั้น Process นี้นอกจากจะต้องดำเนินไปด้วยความชัดเจนแล้วต้องใช้ความแน่วแน่ของทีมงานประกอบด้วย

     Output เป็นการบอกว่า “ได้อะไร” ตรงนี้คือสิ่งทีเราจะได้ผลิตภัณฑ์ สินค้า บริการ ผลงาน หรือ Package ใหม่ ๆ ออกมา ซึ่งจะมีผลงานที่ออกมาเป็นจำนวนที่เห็นได้อย่างชัดเจน เช่น จำนวนครั้ง จำนวนชิ้น จำนวนคนที่รับข่าวสาร ฯลฯ

     ตรงนี้หลายคนหลง เพราะคิดว่า Output คือที่สุดแล้ว แบบทำงานเสร็จก็ฉลอง แต่จริง ๆ ไม่ใช่ เพราะว่าการมี Output ไม่ได้เป็นตัวการันตีว่า Outcome จะได้ผลตามนั้น เช่น เราออก Campaign ประชาสัมพันธ์ได้ Output ออกมาเป็นงานโฆษณาหลายตัวมากเลย ซึ่งก็ดีเพราะถือว่าทำงานสำคัญสำเร็จแต่งานที่ว่ายังไม่ใช่เป้าหมายสูงสุด เพราะ Outcome ที่ต้องการคือการตัดสินใจซื้อขอลูกค้าจนเกิดเป็นยอดขายต่างหาก

สุดท้าย Outcome เป็นการบอกที่สำคัญที่สุดว่า “ได้ผลอย่างไร” ตรงนี้แหละที่ต้องกำหนดให้ชัด ๆ เช่น ดูที่ยอดขาย ดูที่พฤติกรรมที่เปลี่ยนแปลง ดูที่ความรู้ของคน ดูที่รายได้ของชาวบ้าน หรืออะไรก็สุดแล้วแต่ตามแผนที่วางเอาไว้ตั้งแต่ตอนต้น

     ตัว Outcome นี่แหละคือส่วนที่ต้องบอกว่างานที่เราทำสอบผ่านหรือไม่ผ่าน เพราะไม่ใช่แค่ตัวเราหรือตามที่มาตรฐานกำหนดแล้ว แต่เป็น Customer/Public ซึ่งในที่นี้เป็นได้ตั้งแต่เจ้านาย ลูกค้า หรือ กลุ่มเป้าหมาย ที่จะเป็นผู้ตัดสินว่า Output ที่สุ้มอดทนปั้นทำมานั้นจะรังสรรค์ให้เกิด Outcome ตามที่เราต้องการมากน้อยแค่ไหน ซึ่งนี่แหละหากฉลองกันที่ Outcome จะเป็นอะไรที่ชื่นใจกว่าเยอะ

     ทั้งนี้ทั้งนั้นการติดตามหรือ Monitoring จะคาบเกี่ยวในช่วงของ Input Process และ Output ในขณะที่ Evaluation โดยมากจะสนใจที่ Outcome ซะส่วนใหญ่ ซึ่งนี้แหละคือจุดที่ตัดให้เห็นว่าการติดตามและการประเมินผลจะเข้าไปอยู่ตรงไหนของการทำงานหรือกระบวนการทางธุรกิจ เพราะทุกขั้นตอนมีความสำคัญหมด แต่ใจความสำคัญคือคนที่ประสบความสำเร็จจะต้องมองให้เห็นถึง Outcome ที่ต้องการตั้งแต่วันแรกและใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ผ่านขั้นตอนและเนื้องานที่จะดันไปให้ถึงจุดที่ต้องการนั้นให้ได้

     จะเห็นได้ว่าการนำเอาแนวคิดของ Logic Framework มาประยุกต์ใช้ในการทำงานของเรานั้นจริง ๆ แล้วไม่ยาก อาจจะต้องใช้เวลาคิดอย่างละเอียดหน่อย แต่รับรองว่าจะมีประโยชน์อย่างมากในการทำงาน เรียกได้ว่าเป็นแนวทางที่ให้คุณผู้อ่านนำเอาแนวคิดของ M&E มาใช้เพื่อให้เราประสบความสำเร็จได้มากกว่าทั้งการทำงานในองค์กรหรือการเป็นเจ้านายตนเอง

     สำหรับ Ministry of Learning ฉบับนี้ก็สมควรแก่เวลาแล้ว ขอให้มีความสุขในการก้าวไปข้างหน้าอย่างเป็นระบบ แล้วพบกันใหม่สัปดาห์หน้า สวัสดี

เขียนโดย 

คุณโชดก ปัญญาวรานันท์ 

ที่ปรึกษาอาวุโส โปรแกรมนวัตกรรมการศึกษา 

สถาบันคีนันแห่งเอเซีย